Qu’est ce qu’un cahier des charges pour un site internet ?

Le cahier des charges permet de définir les contours et tous les éléments nécessaires au développement d’un logiciel, d’un site web ou de toute application informatique.

Il peut être simple avec une présentation générale des besoins : Nous avons besoin de la refonte générale de notre site web…ou il peut dans le cadre d’une demande plus complexe détailler les spécifications fonctionnelles nécessaires comme par exemple :

un système de réservation en ligne pour des colloques, une version multilingue, un annuaire privé, définir différents types d’utilisateurs avec des droits spécifiques (voir certains contenus ou pas….) …etc…

Est ce que vous avez besoin de rédiger un Cahier de Charges pour un nouveau site ou projet web ?

Dans le cadre de la refonte d’un site vitrine ou corporate de quelques pages, par exemple d’un cabinet de conseil, d’un atelier d’architecte, ou juste de présentation d’une association  avec des actualités il n’est forcément nécessaire de passer par un cahier des charges.

S’il s’agit d’une maintenance évolutive simple comme la refonte de la charte graphique ou revoir le contenu et l’arborescence sans fonctionnalités complexes, il est possible de se passer d’un cahier des charges.

Dans ce cas, une réunion avec le prestataire permettra de définir les contours de la prestation.

Dans quels cas j’ai besoin de rédiger un un cahier des charges pour un site internet ?

Il est toutefois préférable de passer par un cahier des charges même simple pour pouvoir visualiser les contours du futur projet comme de permettre aux potentiels prestataires de pouvoir mieux appréhender l’expression de ses besoins et d’y répondre au plus prés ainsi d’éviter des coûts supplémentaires ou de recevoir des devis inadaptés. 

Un cahier des charges peut être plus ou moins complexe, allant de quelques pages à plusieurs centaines.

Comment rédiger son cahier des charges ?

Il existe de nombreux modèles de cahier des charges existants dans les entreprises ou en téléchargement sur le web. L’exemple de cahier des charges ci dessous liste les points essentiels à intégrer dans celui-ci.

Dans le cadre d’un appel d’offre le cahier des charges devient un CCP ( Cahier des closes particulières ) et il peut être précisé des nombreux éléments supplémentaires comme  : l’objet du marché, les pièces constitutives, les interlocuteurs, le délais d’execution, la constatation de l’exécution des prestations, les variations de prix, l’acompte, la facturation, les conditions de règlement, la confidentialité, la propriété intellectuelle, les assurances, la conformité RGPD,….

Exemple de CDC :

1 – Présentation du projet

• Présentation de l’entreprise
• Le contexte
• L’expression de besoins
• Contraintes
• Accessibilité
• L’existant

2 – Charte graphique

• Design
• Benchmark

3 – Arborescence

4 – Les types de contenu

5 – Description fonctionnelle

6 – prestations attendues

7 – Planning

8 – Méthodologie ( si besoin )

9 – Modalités de sélection du prestataire

1 – Présentation du projet

Présentation de l’entreprise 

La présentation générale présente les caractéristiques principales de l’entreprise, du groupe, de l’association, ou encore d’une institution.

Le contexte

Quelle est la thématique du site ?

Est ce un site d’information ou de publications universitaires ?
Est ce un site de présentation de produits sous forme de catalogue sans vente en ligne ?
Est ce un site de vente en ligne de type “Pure Player” ?

A qui s’adresse le site ? Par exemple le site s’adresse à des étudiants recherchant une formation ? Le site s’adresse à des particuliers ou à des entreprises ?

Pensez à préciser la volumétrie, quel est le trafic ou le nombre de visites sur mon site ?

L’expression de besoins

Quelles sont les évolutions attendues ?

“l’existant ne répond plus à nos besoins en terme de charte graphique, problème de mise à jour, fonctionnalités supplémentaires…”
“Nous souhaitons migrer d’un logiciel vers un autre”
“la charte graphique n’est plus à jour”
“Nous souhaiterions ajouter un module de réservation pour nos colloques en ligne”
“Nous souhaiterions que nos adhérents payent en ligne leur cotisation”
“Nous souhaitons que l’on puisse faire des dons en ligne”
“Nous souhaitons proposer un catalogue de musiques à télécharger”

Le prestataire traduira l’expression de besoins du client en fonctionnalités techniques pour répondre à la demande.

Contrainte 

Quelles sont les contraintes techniques du serveur de l’hébergement ( version Linux, PHP….)  en cas d’hébergement par le client ?

Accessibilité

Est ce qu’il y a des contraintes par exemple d’accessibilité dans le cadre d’un service public ou d’une mairie pour personnes souffrants d’épilepsie, de malvoyants, de troubles cognitifs, d’ADHC, et également partiellement ou complètement aveugles.

Cela indique au prestataire qu’il devra par exemple proposé dans son offre des aides de types “amélioration de la lisibilité” comme des modes de surbrillance des textes et des titres et une loupe qui agrandit le texte lorsque vous passez le curseur de la souris dessus.

L’existant

Quel est le logiciel actuellement utilisé ?
Quelles sont les fonctionnalités principales existantes (e-Commerce, réservation en ligne, publication d’offres d’emploi ou de fiches de formation, newsletter, forum, espace privé intranet…) ?
Le site actuel utilise-il des passerelles  avec d’autres logiciels pour de la synchronisation de données ?

2 – Charte graphique

Bien souvent la charte graphique du site internet reprend l’identité visuelle du client adaptée aux besoins spécifiques du web : les couleurs, typographie (polices d’écriture), logos, icones, éléments graphiques, visuels et images d’illustration. Il peut être utile de les préciser dans le CDC ( cahier des charges) pour que cela soit pris en compte par le futur prestataire.

Design

Permet de préciser :

Vos préférences ou obligations en terme de design.
Si vous possédez déjà des maquettes ou des gabarits de page.
Si vous souhaitez par exemple un graphisme avec l’affichage du contenu sur toute la largeur de l’écran (plus moderne) ou sur une largeur limitée (plus classique)
Vos impératifs d’affichage en page d’accueil : édito, dernières actualités, sélection de produits, images d’illustration spécifiques…

Dans le cas d’une obligation de respect de l’identité visuelle d’un groupe, d’institutions ou autres obligations « corporate » il peut être utiles de les préciser.

Benchmark 

Vous pouvez indiquer les sites web équivalents ou ayant la même thématique comme indiquer plus largement les sites web qui vous plaisent en termes de couleurs ou d’ergonomie.

3 – Arborescence

L’arborescence ou le plan du site.

L’arborescence, ou plan de site, se présente généralement sous la forme d’un schéma qui organise les pages du site en rubriques et défini les différents niveaux de navigation. Cela défini généralement le menu principal mais aussi les autres menus du site.

Le plan du site peut être réalisé sur différents supports comme un document Word ou sur la base d’un fichier excel.

Il est impératif de préciser s’il faut reprendre les contenus du site actuel ( pages, catalogues produits, actualités…)  et de préciser quelles sont les pages à reprendre et quelles seraient les modifications éventuelles à apporter.

Cela permet au futur prestataire de pouvoir connaitre la volumétrie en cas de réimportation des contenus que ce soit réalisé manuellement ou automatiquement.

Arborescence e-commerce & catalogue produit

Dans le cadre spécifique du e-commerce il est important de préciser le nombre et le type de produits et ses déclinaisons ( tailles, couleurs,…) comme toute autre configuration spécifique.

4 – Les types de contenus & gabarits de page & champs

Si nécessaire, il peut être utile de définir les gabarits de page car une page classique et une galerie photo sous forme de grille n’aura pas le même “gabarit de page”.

Le gabarit de page est un modèle commun à une seule page ou plusieurs pages, par exemple : gabarit de page d’accueil, gabarit de page d’archive, gabarit de page galeries photos ou portfolio…

Il peut être utile de définir les différents types de contenu et les champs de chaque contenu lors de configurations plus complexes, par exemple :

Type de contenus :

Actualités
Portfolio
Téléchargements
Fiches de formation
Evènements
Pages classiques
….

Le contenu “fiches de formation” comprend par exemple les champs suivants  :

Domaine
Discipline principale
Disciplines secondaires
Durée de la formation
Coordonnées de la formation
Droits de scolarité
….

Préciser aussi si nécessaire quels sont les champs du profil utilisateur ? 

Les champs par défaut du logiciel (identifiant, nom d’utilisateur, image, mot de passe) ou s’il faut ajouter des champs spécifiques supplémentaires, par exemple : l’adresse, fonction, profession, date d’adhésion, téléphone mobile, présentation…

5 – Description fonctionnelle

Si vous avez des éléments techniques précis vous pouvez ajouter cette rubrique.

6 – Prestations attendues

Vous pouvez preciser les prestations attendues, comme par exemple :

Refonte globale du site web ou refonte de la charte graphique
Maintenance corrective
Maintenance évolutive
Assistance
Gestion ou transfert du nom de domaine
Gestion des boites e-mails
Formation
Conseil
Rédaction web
….

7 – Planning 

Quelle est la date limite de candidature ?
Quelle est la date de sélection du prestataire ?
Quand doit intervenir le lancement de projet ?
Quand vont avoir lieu les principaux échanges de suivi de projet et à quelle fréquence ?
Quand les accès au site de préproduction doivent ils être disponibles aux équipes du client pour test et validation ?
Quand doit intervenir la mise en ligne ?

8 – Méthodologie de suivi 

Si vous souhaitez une méthodologie spécifique ?
Si vous souhaitez preciser certains échanges du suivi du projet  ?

9 – Modalités de sélection du prestataire 

Vous pouvez préciser les points suivants :

Les choix techniques obligatoires ou des fonctionnalités obligatoires pour la selection du candidat par exemple le logiciel de votre choix.
Les différentes options tarifaires et si vous souhaitez une “offre à tiroir”, par exemple :  le site en français avec en option la version multilingue en anglais.
Le détail des budgets consacrés aux différents postes.
La grille et les critères d’évaluation de l’offre.
Demander de préciser les coûts horaires homme/jour tarifs comme les tarifs à l’heure des différents intervenants.